Check-in · Fonctionnalité phare SmartEvent

Check-in QR code pour vos événements d'entreprise

Fini les listes imprimées et les files d'attente à l'accueil. Chaque participant reçoit son QR code unique, votre staff scanne depuis n'importe quel smartphone, les présences s'enregistrent en temps réel.

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Le check-in papier : un mauvais départ pour votre événement

Le check-in est le premier contact physique de vos participants avec votre événement. En 2024, accueillir vos collaborateurs avec une liste A4 et un stylo bic envoie le mauvais message.

  • File d'attente dès 8h30

    100 personnes qui arrivent en même temps, 2 hôtesses, une liste de 3 pages. Résultat : 20 minutes d'attente, le café refroidit, l'humeur aussi.

  • Les noms difficiles à trouver

    "C'est sous Dupont ou Dupond ?" Épeler trois fois, chercher dans deux listes, ne pas trouver parce que l'inscription n'est pas dans l'ordre alphabétique.

  • Aucune donnée de présence en temps réel

    Combien de personnes sont déjà là ? Qui manque ? Il faut compter les barres à la main, sans savoir si le récap sera juste.

Accueil d'un événement d'entreprise avec check-in numérique QR code

Comment fonctionne le check-in QR code SmartEvent

L'inscription génère automatiquement un QR code

Dès qu'un participant est validé (manuellement ou automatiquement), il reçoit un email de confirmation contenant son QR code personnel et unique. Aucune action supplémentaire de votre part.

Votre staff scanne depuis n'importe quel smartphone

Pas d'application à installer, pas de matériel spécifique. Votre équipe d'accueil ouvre SmartEvent depuis leur navigateur, active le mode scan, et pointe la caméra vers le QR code du participant. La présence s'enregistre en moins d'une seconde.

Vous voyez les présences en temps réel

Depuis votre dashboard, le compteur de présences se met à jour en direct. Vous savez exactement combien de personnes sont arrivées, lesquelles manquent, et quand les retardataires sont détectés.

Toutes les données sont exportables

Après l'événement, exportez la liste complète des présences, les horaires d'arrivée, les absences. Ces données alimentent votre rapport RH et la planification du prochain événement.

Liste papier vs check-in QR code SmartEvent

Critère
📋 Liste papier
📱 QR Code SmartEvent
Temps de check-in par personne
20 à 60 secondes
Moins de 3 secondes
Matériel nécessaire
Imprimante, papier, stylos, classeurs
N'importe quel smartphone
Présences en temps réel
Impossible
Dashboard live en direct
Participant absent de la liste
Situation de crise
Ajout manuel en 10 secondes
Rapport post-événement
Ressaisie manuelle
Export en un clic
Image renvoyée aux participants
Entreprise des années 2000
Organisation professionnelle

Ce que le check-in QR code change concrètement

Accueil 10x plus rapide

Là où une liste papier demande 30 à 60 secondes par personne, le scan QR prend moins de 3 secondes. 100 participants accueillis en moins de 10 minutes avec 2 agents.

Planification staff intégrée

SmartEvent intègre la gestion du staff. Vos hôtesses d'accueil ont des postes définis et des consignes dans la même plateforme. La coordination se fait en amont, pas le matin même.

Sécurité et traçabilité

Chaque QR code est unique et non reproductible. Vous savez exactement qui est entré, à quelle heure, et depuis quel appareil de scan. Utile pour les événements à accès restreint.

Le check-in QR code pour vos événements

Séminaire d'entreprise
Convention
Team Building
Toutes les fonctionnalités

Voir aussi : Conducteur d'événement · Inscriptions en ligne · Hub événement entreprise

Questions fréquentes sur le check-in QR code

Deux solutions : soit votre staff retrouve le participant dans la liste de l'interface de check-in et le marque présent manuellement en quelques secondes, soit le participant peut renvoyer son email de confirmation depuis son téléphone et scanner le QR code directement depuis son écran.

Oui, une connexion internet est nécessaire pour que les présences soient enregistrées en temps réel sur le serveur. La 4G du smartphone suffit parfaitement — pas besoin de WiFi. Pour des sites sans réseau, contactez-moi pour une solution adaptée.

Autant que vous voulez. Chaque membre du staff qui a accès à SmartEvent peut scanner depuis son propre smartphone. Pour un événement de 300 personnes, 4 à 5 agents qui scannent simultanément permettent d'accueillir tout le monde en moins de 15 minutes.

Oui, complètement. Vos participants peuvent montrer l'email de confirmation directement depuis leur smartphone. Aucune impression nécessaire ni côté organisateur, ni côté participant.

Oui. Depuis l'espace statistiques, vous exportez la liste des présences (avec heure d'arrivée), les absences, et le taux de présence global. Ces données alimentent votre bilan d'événement et votre rapport RH.

Accueillez vos participants comme ils le méritent

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