Gérer les invités de votre événement professionnel sans Excel ni chaos à l'accueil
SmartEvent centralise toute la gestion de vos invités : de l'inscription jusqu'au check-in digital. Vous savez qui est inscrit, qui a confirmé, qui est présent — en temps réel, depuis votre téléphone.
Réponse sous 24h · 20 à 500 invités · 800 € – 1 800 €/événement
La gestion de liste d'invités, telle qu'elle se passe vraiment
Si l'un de ces scénarios vous est familier, SmartEvent a été conçu pour vous faire oublier tout ça.
La liste Excel qui dérive
Chaque nouvelle inscription nécessite une saisie manuelle. Trois personnes modifient le fichier. La veille de l'événement, on ne sait plus quelle version est la bonne — et deux personnes sont enregistrées en double.
La liste imprimée à l'accueil
15 pages A4, noms barrés au stylo bille, une personne qui s'est inscrite à la dernière minute mais n'est pas sur la liste, et une file d'attente qui grossit à vue d'œil. Votre premier contact avec vos invités est raté.
Les confirmations de présence qui se perdent
Vous avez envoyé un email de rappel. Certains ont répondu "présent" par email, d'autres ont cliqué sur un Google Form, d'autres n'ont rien fait. Compiler tout ça à J-2 est un travail à plein temps.
Comment SmartEvent gère vos invités, de l'inscription à la présence
Un flux complet et automatisé, que vous contrôlez à chaque étape.
Formulaire d'inscription personnalisé
Vous choisissez les champs : nom, société, poste, régime alimentaire, choix d'hébergement, besoins spécifiques. Le formulaire porte les couleurs de votre entreprise.
Validation manuelle ou automatique
Vous choisissez : soit vous validez chaque inscription manuellement (événements sur invitation), soit la validation est automatique (événements ouverts). Dans les deux cas, un email de confirmation est envoyé avec le QR code.
Tableau de bord participants en temps réel
Nombre d'inscrits, statuts (en attente / validé / refusé), régimes alimentaires récapitulés, export Excel en un clic. Toujours à jour, accessible depuis votre téléphone.
Check-in QR code le jour J
Chaque invité présente son QR code (email ou téléphone), votre staff scanne depuis n'importe quel appareil. Les présences s'affichent en temps réel dans votre dashboard.
Gestion des groupes et des tables
Répartissez vos invités par équipes, tables de repas ou ateliers. Chaque invité voit son affectation dans son espace. Plus d'affichage papier à gérer à l'entrée.
Bilan et statistiques post-événement
Taux de présence, no-shows, satisfaction, répartition par profil. Toutes les données pour votre bilan RH et la prochaine édition, exportables en PDF ou Excel.
Les fonctionnalités clés pour une gestion d'invités professionnelle
Statuts d'invitation
En attente, validé, refusé, annulé. Chaque invité a un statut clair, visible en un coup d'œil dans votre tableau de bord.
Relances automatiques
Envoyez un email de rappel à tous les invités qui n'ont pas encore confirmé leur présence — en un clic, depuis votre dashboard.
Régimes alimentaires
Collectez les choix alimentaires lors de l'inscription. Récapitulatif automatique pour votre traiteur — sans email aller-retour.
Export participants
Exportez votre liste d'invités en Excel ou CSV à tout moment — pour votre traiteur, votre hébergeur ou votre bilan interne.
"Avant SmartEvent, je gérais 240 inscriptions sur un tableau Excel partagé avec deux collègues. On passait la moitié de notre temps à synchroniser nos versions. Le jour J, j'avais encore des gens qui arrivaient avec un email de confirmation que je n'avais pas dans ma liste. Cette année, le check-in a été terminé en 12 minutes pour 240 personnes — avec deux agents et un scanner par téléphone."
Marie-Christine B.
Coordinatrice événements · Entreprise pharmaceutique · 240 participants
Comment ça se passe concrètement
De la configuration à l'accueil de vos invités, en trois étapes.
On configure votre formulaire ensemble
Je paramètre le formulaire d'inscription selon vos besoins : champs, validation manuelle ou auto, options d'hébergement et de repas. En une session de travail.
Vos invités s'inscrivent et reçoivent leur QR code
Chaque invité validé reçoit automatiquement un email de confirmation avec son QR code unique. Vous voyez les inscriptions arriver en temps réel dans votre dashboard.
Le jour J, l'accueil est fluide
Votre staff scanne les QR codes depuis leurs téléphones. Les présences s'affichent en temps réel. En cas d'incident, la recherche manuelle permet de retrouver n'importe quel invité en deux secondes.
Questions fréquentes sur la gestion des invités
Gérez vos invités professionnellement dès votre prochain événement
30 minutes de démo pour voir le formulaire d'inscription, le tableau de bord participants et le check-in QR code en action. Devis gratuit sous 24h.