L'organisation d'un événement est rarement un travail solitaire. Pour vous accompagner, la plateforme vous permet d'inviter des collaborateurs directement sur le tableau de bord de votre événement. Cette fonctionnalité, disponible pour les comptes professionnels, garantit un travail d'équipe fluide et sécurisé.
Comprendre les rôles disponibles
Pour protéger vos données, deux niveaux d'accès distincts sont proposés lors de l'invitation d'un collaborateur :
- L'Éditeur : Ce rôle offre un accès complet en modification. L'éditeur peut configurer le programme, gérer les participants, activer des fonctionnalités et ajuster les paramètres de l'événement. Cependant, il ne dispose pas des droits pour supprimer l'événement ni pour gérer les autres collaborateurs.
- La Lecture seule : Idéal pour un superviseur, un partenaire ou un sponsor. Ce rôle permet de naviguer librement dans le tableau de bord et de consulter toutes les données (inscriptions, statistiques, etc.) sans pouvoir modifier, ajouter ou supprimer la moindre information.
Ajouter un nouveau collaborateur
Pour intégrer un membre à votre équipe, vous devez connaître l'adresse email associée à son compte. Notez que la personne invitée doit obligatoirement avoir créé un compte sur la plateforme au préalable.
- Ouvrez votre événement depuis la section Mes événements.
- Dans le panneau d'informations situé sur la droite, localisez la section Collaborateurs et cliquez sur le bouton Gérer. (Vous pouvez également utiliser le fil d'ariane en haut de page).
- Dans l'encart Ajouter un collaborateur, renseignez l'adresse email exacte de votre collègue.
- Sélectionnez le rôle souhaité via le menu déroulant.
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
Ajouter un collaborateur
Éditeur : accès complet en modification. Lecture seule : consultation uniquement.
Retirer l'accès à un collaborateur
Vous pouvez à tout moment révoquer l'accès d'un membre de votre équipe :
- Sur la même page de gestion, descendez jusqu'à la section Collaborateurs actuels.
- Repérez la personne concernée dans la liste. Son rôle actuel est indiqué par un badge (bleu pour Éditeur, gris pour Lecture seule).
- Cliquez sur le bouton rouge en forme de croix à droite de son nom.
- Validez la demande de confirmation qui apparaît à l'écran. L'accès de cet utilisateur sera instantanément révoqué.
Transférer la propriété de l'événement
Si vous changez de fonction, quittez votre entreprise ou souhaitez simplement déléguer définitivement la responsabilité globale de l'événement, vous pouvez transférer sa propriété. Cette action se trouve dans la Zone de danger au bas de la page des collaborateurs.
Pour effectuer ce transfert, deux éléments vous seront demandés pour des raisons strictes de sécurité :
- L'adresse email du nouveau propriétaire : Cette personne doit avoir un compte existant et un abonnement dont les limites (nombre maximum de participants, fonctionnalités activées comme le covoiturage ou le mode communauté) permettent d'accueillir votre événement dans son état actuel.
- Votre mot de passe personnel : Il permet de confirmer que vous êtes bien à l'origine de cette action critique.
Une fois le transfert validé, un email de notification est envoyé au nouveau propriétaire. Pour garantir une transition en douceur, votre propre compte est automatiquement conservé en tant que collaborateur sur l'événement.
