Pour bien organiser vos participants, SmartEvent utilise un système à deux niveaux : les contextes et les groupes. Un contexte est comme un grand dossier thématique (par exemple : "Ateliers du matin" ou "Équipes sportives"). À l'intérieur de ces contextes, vous pouvez créer vos différents groupes avec leurs propres capacités d'accueil.
Étape 1 : Créer un contexte de groupe
Avant de pouvoir créer des groupes, vous devez définir un contexte pour les accueillir:
- Rendez-vous dans la section Groupes de votre événement.
- Cliquez sur le bouton Nouveau contexte situé en haut à droite.
- Donnez un nom explicite à votre contexte et ajoutez-y éventuellement une description.
- Validez pour créer votre contexte.
Étape 2 : Créer vos groupes
Une fois votre contexte prêt, vous pouvez y ajouter vos groupes:
- Cliquez sur le bouton Créer un groupe.
- Sélectionnez le contexte de destination dans le menu déroulant.
- Définissez le nom, la description et la capacité maximale du groupe.
- Personnalisez votre groupe en lui attribuant une couleur pour le repérer plus facilement visuellement.
- Si vous avez besoin de plusieurs groupes identiques, utilisez le champ "Quantité" pour les générer en une seule fois.
Astuce : Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage de vos contextes pour prioriser les activités les plus importantes de votre événement. De plus, les couleurs attribuées à vos groupes apparaîtront sous forme de liseré coloré sur leurs cartes respectives.
Attention : La suppression d'un contexte entraînera automatiquement la suppression définitive de tous les groupes qu'il contient et la désassignation de leurs participants. Cette action est irréversible.