Lorsqu'un événement rassemble de nombreuses inscriptions manuelles ou implique l'importation de plusieurs fichiers Excel, il est inévitable que des erreurs de frappe, des doublons ou des formats incohérents se glissent dans votre base de participants. SmartEvent met à votre disposition une suite d'outils de nettoyage automatisés pour garantir la fiabilité de vos données avant l'envoi de vos campagnes ou l'impression de vos badges.
1. Diagnostiquer les incohérences (L'Audit)
L'outil d'audit scanne l'intégralité de votre base à la recherche de données qui ne respectent pas les formats attendus (par exemple, une adresse email mal orthographiée ou un champ personnalisé dont la valeur n'est pas valide).
- Rendez-vous dans la section Outils de votre gestion de participants.
- Dans l'encart Audit & Cohérence, lancez une analyse.
- Le système vous listera toutes les anomalies trouvées. Pour les erreurs mineures (espaces en trop, problèmes de majuscules sur un champ restreint), un bouton vous permettra d'appliquer une correction automatique sur l'ensemble des fiches concernées.
- Pour les erreurs nécessitant une attention humaine (comme un email dont il manque le "@"), vous pourrez corriger la valeur manuellement directement depuis le tableau de rapport.
2. Traquer et éliminer les doublons
Un invité qui s'inscrit deux fois avec la même adresse email, ou un partenaire ajouté par deux collaborateurs différents... Les doublons faussent vos statistiques et peuvent générer l'envoi de QR Codes multiples à la même personne.
L'outil de dédoublonnage se charge d'identifier ces profils et de vous aider à faire le tri intelligemment :
- Dans la section Outils, choisissez le critère de recherche des doublons : par Adresse email (le plus précis) ou par Prénom et Nom.
- Cliquez sur Scanner. Le système regroupe alors les fiches identiques.
- Pour chaque groupe de doublons, le système calcule un Score de complétude : il compte le nombre d'informations renseignées (téléphone, société, ville, réponses aux formulaires) et vous recommande automatiquement la fiche la plus riche à conserver.
- Passez en revue les propositions, sélectionnez la fiche à garder pour chaque groupe, puis validez. Les autres fiches seront supprimées.
3. Homogénéiser les formats de texte
Pour des badges esthétiques et professionnels, il est préférable que tous les prénoms soient formatés de la même manière, au lieu d'avoir un mélange de majuscules et de minuscules selon la façon dont le participant a rempli son formulaire.
L'outil de Normalisation, également situé dans la section Outils, vous permet de traiter une colonne entière en un clic :
- Mettre la première lettre en majuscule (idéal pour la colonne Prénom).
- Tout passer en majuscules (parfait pour le Nom de famille ou la Société).
- Formater correctement les numéros de téléphone au format français.
- Nettoyer les espaces inutiles saisis par erreur avant ou après un mot.
