Le QR Code est le véritable sésame de votre événement pour vos participants. Qu'il soit scanné depuis un smartphone ou imprimé sur papier, il permet un enregistrement instantané et sans friction à l'accueil. SmartEvent vous offre des outils puissants pour envoyer ces QR Codes de manière ciblée, tout en personnalisant intégralement l'email qui les accompagne pour qu'il reflète l'identité de votre événement.
1. L'envoi groupé : idéal pour vos grandes communications
À quelques jours de votre événement, vous souhaiterez probablement envoyer leur QR Code à tous vos invités confirmés. L'outil d'action de masse est conçu précisément pour cette étape.
- Sélectionnez votre audience : Depuis la liste des participants, utilisez les filtres (par exemple, filtrez par statut Confirmés). Cochez ensuite la case située tout en haut à gauche du tableau pour sélectionner tous les participants de votre recherche.
- Ouvrez l'outil d'envoi : Une fois votre sélection faite, une barre d'actions globale apparaît au-dessus du tableau. Cliquez sur le bouton jaune QR Codes.
- Personnalisez votre email : Une fenêtre de configuration s'ouvre. Vous pouvez y définir un objet personnalisé pour votre email et rédiger un message d'introduction spécifique.
- Structurez le contenu : Vous avez le contrôle total sur la mise en page de l'email. Cochez les blocs d'informations de votre page d'accueil que vous souhaitez inclure, et réorganisez l'ordre d'affichage (Message, Blocs, Informations pratiques, QR Code, Bouton) par simple glisser-déposer.
- Validez l'envoi : Cliquez sur le bouton d'envoi. Le système expédiera les emails progressivement et affichera une barre de progression en temps réel.
2. L'envoi individuel : parfait pour les ajustements de dernière minute
Il arrive fréquemment qu'un participant s'inscrive à la dernière minute, ou qu'un invité vous contacte car il ne retrouve plus son QR Code. Vous pouvez traiter ces demandes au cas par cas en quelques clics, sans risquer de renvoyer l'email à toute votre base.
- Trouvez le participant : Utilisez la barre de recherche rapide pour retrouver le participant concerné via son nom ou son adresse email.
- Ouvrez les options : Au bout de la ligne du participant, cliquez sur l'icône représentant trois points verticaux pour dérouler le menu des actions supplémentaires.
- Déclenchez l'envoi : Sélectionnez l'option Envoyer le QR Code par email.
- Ajustez si besoin : Une fenêtre similaire à celle de l'envoi groupé s'ouvre. Vous pouvez y taper un petit mot personnalisé uniquement pour cette personne ("Suite à notre appel, voici votre accès..."), puis confirmer l'envoi.
Confirmé
06 12 34 56 78
Gérer les renvois et les doublons
L'interface de SmartEvent garde une trace des emails envoyés. Lorsque vous préparez un envoi (qu'il soit individuel ou groupé), le système vous avertira si un ou plusieurs participants ont déjà reçu leur QR Code dans le passé.
