Lorsque votre événement rassemble un grand nombre de participants, mettre à jour les fiches une par une peut rapidement devenir fastidieux. Pour vous faire gagner du temps, SmartEvent intègre une barre d'actions groupées. Que vous ayez besoin de valider une liste d'attente entière, de définir des horaires de convocation spécifiques ou de restreindre l'accès à certaines zones pour un groupe VIP, tout se fait en un seul clic.
1. Sélectionner intelligemment vos participants
Avant d'appliquer une action en masse, vous devez définir votre cible. L'interface est conçue pour manipuler d'importants volumes de données en toute sécurité.
- Utilisez les filtres avancés : Cliquez sur le bouton Filtres situé au-dessus de votre liste. Croisez vos critères pour isoler précisément le groupe souhaité (par exemple : tous les participants ayant le statut "En attente" ET appartenant à la société "Partenaires").
- Cochez les résultats : Cochez la case globale située tout en haut à gauche du tableau (dans l'en-tête de la colonne).
- Gérez les très longues listes : Si votre recherche retourne des centaines de résultats répartis sur plusieurs pages, le système vous affichera un bandeau jaune sous la barre d'actions. Cliquez sur le lien Sélectionner tous les X participants de la recherche pour vous assurer que l'action s'appliquera bien à l'intégralité de votre filtre, et non pas seulement à la première page affichée à l'écran.
2. Changer le statut de dizaines d'inscrits
C'est l'action la plus courante, notamment lorsque vous gérez des jauges ou des systèmes de validation à tiroirs (pré-inscription puis approbation).
Une fois vos participants cochés, repérez le menu déroulant Statut… dans la barre jaune apparue. Choisissez le nouveau statut (par exemple Confirmé) et cliquez sur Appliquer. Tous les invités basculeront instantanément, débloquant ainsi la possibilité de leur envoyer leurs QR Codes ou leurs invitations de calendrier.
3. Modifier les horaires d'accès (VIP, Exposants, Staff)
Vos exposants ou votre équipe d'organisation doivent probablement arriver sur place bien avant le public général. Plutôt que d'éditer chaque profil un à un, l'action groupée permet d'écraser les horaires par défaut de l'événement.
- Sélectionnez les personnes concernées (ex: filtrez sur la société de votre prestataire technique).
- Cliquez sur le bouton gris Horaires dans la barre d'actions.
- Une fenêtre s'ouvre : renseignez la date et l'heure de début personnalisée.
- Cliquez sur Appliquer.
4. Assigner des créneaux d'accès restreints
Si vous avez configuré des créneaux de Check-in (pour gérer des ateliers, des repas VIP, ou une zone back-stage), vous devez autoriser manuellement les participants à y accéder.
Toujours avec vos invités sélectionnés, cliquez sur le bouton Accès Check-in. Cochez les créneaux auxquels ce groupe a droit et validez. Ces créneaux viendront s'ajouter à leurs droits existants. Le personnel d'accueil scannant le QR Code de ces personnes verra immédiatement que leur accès à cet espace spécifique est approuvé.
