L'importation est la méthode la plus rapide pour constituer votre liste d'invités, surtout si vous gérez plusieurs centaines de personnes. SmartEvent vous accompagne étape par étape, du chargement de votre fichier jusqu'à la validation des données.
Préparer votre fichier
Avant de commencer, assurez-vous que votre fichier est propre. SmartEvent accepte les formats .csv, .xlsx (Excel) et .xls.
Astuce : Pour éviter les erreurs de formatage, nous vous recommandons de télécharger nos modèles pré-remplis. Rendez-vous dans l'onglet Participants > Importer et cliquez sur "Modèle Excel" ou "Modèle CSV".
La procédure d'importation
1. Chargement du fichier
- Accédez à l'onglet Participants de votre événement.
- Cliquez sur le sous-menu Importer des participants.
- Sélectionnez votre fichier depuis votre ordinateur.
- Si vous utilisez un fichier CSV, vérifiez le séparateur (généralement point-virgule ou virgule). Pour Excel, choisissez la feuille de calcul concernée.
2. Configuration par défaut
Vous pouvez définir un statut par défaut pour l'ensemble de cette liste (ex: "Confirmé" ou "Invité"). Cela est utile si votre fichier ne contient pas de colonne "Statut".
3. Le Mapping (Correspondance des colonnes)
Une fois le fichier chargé, SmartEvent analyse vos colonnes. Vous devez associer les colonnes de votre fichier aux champs de l'application.
- Champs obligatoires : Le Prénom et le Nom doivent impérativement être associés.
- Champs intelligents : L'application tente de détecter automatiquement des champs comme l'Email, la Société ou le Mode de transport.
- Données personnalisées : Si vous avez configuré des champs personnalisés (ex: "Numéro de table"), vous pourrez également les associer ici.
Limite de capacité : Pour garantir la fluidité de l'application, chaque événement est limité à 1000 participants. L'importation s'arrêtera automatiquement si ce seuil est atteint.