La création d'un événement sur SmartEvent est conçue pour être modulaire. Vous activez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Voici comment configurer votre événement étape par étape.
1. Informations essentielles
Rendez-vous dans l'onglet "Mes événements" et cliquez sur "Créer un événement". La première section concerne l'identité de votre projet :
- Nom et Description : Saisissez le titre de l'événement et une description détaillée qui apparaîtra sur la page d'accueil.
- Dates : Définissez précisément le début et la fin de l'événement (Date et Heure).
2. Localisation
Pour faciliter la venue de vos participants, le système de localisation est assisté :
- Saisissez l'adresse dans le champ de recherche : des suggestions automatiques apparaîtront grâce à notre système de géolocalisation.
- Vous pouvez également cliquer directement sur la carte interactive pour placer le repère manuellement.
3. Personnalisation visuelle
Adaptez l'interface de l'événement à votre charte graphique. Vous pouvez visualiser le rendu en temps réel directement dans le formulaire :
- Couleurs : Définissez vos couleurs (Primaire, Secondaire, Tertiaire).
- Typographie : Sélectionnez une police d'écriture (ex: Montserrat, Roboto, Lato). Un bloc de prévisualisation vous montre immédiatement le rendu des titres et textes.
- Rayon des coins : Adaptez les éléments de l'interface à votre système de design en ajustant l'arrondi des coins.
- Visuels : Importez votre logo ainsi que les bannières pour ordinateur et mobile.
4. Choix des fonctionnalités (Modules)
SmartEvent fonctionne "à la carte". Cochez simplement les modules que vous souhaitez activer sur l'interface des participants. Des options supplémentaires apparaîtront dynamiquement selon vos choix :
- Covoiturage : Activez ce module pour permettre aux participants de proposer ou chercher des trajets. Vous pouvez définir si les participants peuvent s'inscrire eux-mêmes ou modifier leurs annonces.
- Programme : Activez ce module pour permettre aux participants de consulter le programme de l'évènement.
- Hébergement : Permettez aux participants de voir les hébergements et choisissez d'afficher ou non les occupants par chambre.
- Repas : Permettez aux participants de consulter les repas auxquels ils sont inscrits et les choix de plats.
- Groupes : Permettez aux participants de consulter les groupes auxquels ils sont inscrits
- Programme et Sessions : Activez les sessions pour des ateliers avec inscription (libre ou restreinte).
- Intervenants : Pour afficher la liste des speakers.
- Communauté : Créez un espace d'échange. Vous pouvez activer la modération, autoriser le partage de photos ou la messagerie entre participants.
- Check-in autonome : Vous pourrez définir un rayon géographique (en mètres) permettant aux participants de valider leur présence uniquement lorsqu'ils sont sur place.
5. Gestion des données participants
Avant de finaliser, configurez les champs spécifiques pour vos inscrits :
- Instructions alimentaires : Vous pouvez utiliser ce champs qui permet d'afficher aux participants ayant un régime alimentaire autre que "Classique", une consigne/information particulière.
- Champs personnalisés : Utilisez les champs "Data Label" pour utiliser des informations spécifiques à votre organisation (ex: Numéro de badge, Taille de t-shirt...).